Quando (gatilhos)
- Negócio criado, entrou em uma etapa, ganho ou perdido (com filtros de funil, etapa e valor mínimo).
- Contato criado ou mudou de status (filtros de status, origem e etiqueta).
- Lead pelo formulário do site, tarefa concluída, mensagem de WhatsApp recebida.
Ações
- Criar tarefa (prazo em dias, para o responsável, quem fez a ação ou alguém).
- Trocar responsável, avisar alguém, mudar status do contato, adicionar etiqueta.
- Enviar modelo de e-mail ao contato, inscrever numa sequência.
- Enviar WhatsApp ao contato (só pelo WhatsApp Web; veja abaixo).
- Mover negócio de etapa (só em gatilhos de negócio).
Enviar WhatsApp ao contato (WhatsApp Web)
Um campo só, "Mensagem" (até 1.000 caracteres, com {{nome}}, {{primeiro_nome}} e {{titulo}}). Vai para o telefone do contato do gatilho (ou o número da conversa que ele já usou) pela conexão do WhatsApp por QR code. Vale para qualquer gatilho com contato: contato, negócio (o contato do negócio), tarefa e os gatilhos por tempo, inclusive data anual. Toda mensagem termina com "Para não receber mais mensagens como esta, responda SAIR."
- Sem WhatsApp Web conectado
- O editor avisa, e a ação falha em Execuções com "WhatsApp Web não conectado"; as outras ações da regra seguem.
- Outras falhas e ignoradas
- Falha com "sem telefone válido para o WhatsApp". Fica como ignorada quando o registro não tem contato, quando o contato respondeu SAIR ou quando passou do limite.
- Limite
- No máximo 3 mensagens automáticas por pessoa em 24 horas, somando lembretes da agenda e automações, no ritmo da fila do WhatsApp Web. Não conta no limite diário das campanhas.
- Risco
- A conexão por QR code pode levar ao bloqueio do número. Mande só para quem espera a mensagem e evite regras que disparem para muitos contatos de uma vez.
Execuções
Cada regra mostra o histórico do que fez e dos erros. Uma automação não dispara outra em cadeia infinita (limite de 3 níveis). Permissão: "Gerenciar automações".
Gatilhos por tempo
- Contato sem interação há X dias (ex.: criar uma tarefa de retorno).
- Tarefa atrasada há X horas.
- Data do contato ou do negócio (ex.: aniversário, vencimento do contrato), com antecedência em dias.
- Negócio parado na etapa (limite definido em Funis de vendas).
- As regras por tempo rodam sozinhas a cada poucos minutos e não repetem para o mesmo registro na mesma ocasião.
Passo a passo: criar uma automação
- Clique em Configurações → Automações.
- Clique em "Nova automação".
- Escreva o Nome (por exemplo "Follow-up de proposta").
- Em "Quando", escolha o gatilho (por exemplo um lead novo, um negócio ganho, ou uma data) e, se pedir, os Dias.
- Se quiser limitar, preencha os filtros: Funil, Etapa, Valor mínimo, Status do contato, Origem, "Com a etiqueta".
- Em "Faça", clique em "Adicionar ação" e escolha o que fazer (criar tarefa, avisar alguém, mudar etiqueta, enviar e-mail, inscrever em sequência, mandar WhatsApp...). Preencha os campos de cada ação; use {{primeiro_nome}} ou {{titulo}} nos textos.
- Clique em "Salvar". A automação nasce "Ativa".
Passo a passo: conferir se funcionou
- Na lista de Configurações → Automações, clique no ícone de histórico ("Execuções de <nome da automação>") da linha.
- Na janela "Execuções" veja cada vez que a automação rodou, com o resultado: Sucesso, Parcial ou Falhou.
- Para pausar, desligue "Ativa". Para apagar, clique em "Excluir".
Dicas
- Comece com uma só automação (por exemplo criar uma tarefa quando um lead chega) e veja se ajuda.
- Prefira ações que criam tarefa a ações que mandam mensagem: tarefa tem uma pessoa decidindo.
Problemas comuns
- "A automação ainda não rodou"
- O gatilho ainda não aconteceu. Crie um contato de teste que cumpra as condições.
- Execução "Falhou" no WhatsApp
- O WhatsApp pode estar desconectado ou o contato sem telefone válido: veja a mensagem na execução.