Conceitos gerais

Equipes, responsáveis e permissões

Cada contato, empresa, negócio, tarefa e conversa tem um responsável. Ele, quem ele autorizar e os administradores alteram o registro; o que cada membro vê depende do ajuste de visibilidade da organização.

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Quem vê

Depende do ajuste escolhido pelo gestor em Configurações › Equipe, no card "Equipes e visibilidade".

Todos veem tudo: Todos os membros veem todos os registros.
Membros veem os da equipe: O membro vê os registros dele e os dos colegas das equipes de que participa; membro sem equipe vê só os dele.
Membros veem só os seus: O membro vê só os registros pelos quais responde.
Em qualquer ajuste: Dono e administradores veem tudo, e registro sem responsável fica visível a todos.

Quem altera

Só o responsável pelo registro, um colega autorizado por ele ou um administrador alteram ou excluem. Registro sem responsável pode ser alterado por quem o vê. Na tarefa, o dono é o responsável por ela (sem responsável, quem a criou); quem vê o contato da tarefa também a vê. Quem só pode ver encontra o formulário travado, sem "Salvar", com o aviso "Só o responsável, quem ele autorizar ou um administrador pode alterar este registro.". Automações, robô e campanhas não passam por essa regra.

Como montar equipes

Em Configurações › Equipe, no card "Equipes e visibilidade", clique em "Nova equipe", dê um nome e escolha os membros. Uma pessoa pode estar em mais de uma equipe.

Autorizar um colega (delegação)

Em Configurações › Equipe, no card "Quem pode editar os registros": "Permitir que [colega] edite os meus registros", com "Válida até" opcional, e clique em "Permitir". O colega passa a alterar os seus registros que ele já vê; a autorização não amplia o que ele vê. Uma nova autorização para o mesmo colega substitui a anterior, e vencida a validade ela deixa de valer sozinha.

Quem pode editar os meus: Colegas que você autorizou, com a validade ("até dd/mm/aaaa" ou "sem prazo"). "Revogar" encerra a autorização.
De quem eu posso editar: Pessoas que autorizaram você.
Gestor (dono ou administrador): Escolhe em "Registros de" a pessoa em nome de quem autoriza, vê "Todas as autorizações da organização" e revoga qualquer uma.

Histórico de quem alterou

Na seção "Histórico" do contato, da empresa e do negócio, cada mudança mostra "Alterado por <nome>" e a data (ou "Alterado pelo sistema"). Quando alguém altera o registro de outra pessoa, Atividades também registra "alterou ... de <dono>"; criar e revogar autorizações fica lá também.

Quem vê a conversa segue o mesmo ajuste: com "Membros veem os da equipe", o responsável e a equipe dele; dono e administradores veem todas. Respondem o responsável, um colega autorizado por ele ou um administrador. Conversa sem responsável segue o dono do contato do número (sem dono, fica na fila de todos), e quem a vê pode responder; quem clica em "Assumir atendimento" passa a ser o responsável.

Passo a passo: decidir o que cada pessoa vê

Clique em Configurações → Equipe e abra "Equipes e visibilidade".
Em "O que os membros veem", escolha "Todos veem tudo", "Membros veem os da equipe" ou "Membros veem só os seus" e clique em "Salvar".
Crie as equipes com "Nova equipe" e coloque cada pessoa na sua.

Passo a passo: deixar um colega editar os seus registros

Clique em Configurações → Equipe e abra "Quem pode editar os registros".
Clique em "Permitir", escolha o Colega e, se quiser, a data em "Válida até".
Para tirar a permissão, clique em "Revogar" ao lado do nome e confirme.

Passo a passo: mudar o responsável de um registro

Abra o contato, o negócio, a tarefa ou a conversa.
No campo Responsável, escolha outra pessoa e salve. Só o responsável, quem ele autorizou e os administradores conseguem.

Dicas

Registros sem responsável ficam visíveis a todos: defina um responsável para organizar quem vê o quê.