O que é um CRM para odontologia?
Um CRM para odontologia é o sistema que cuida da parte comercial e do relacionamento do consultório: quem procurou, por qual tratamento, qual orçamento recebeu, se aprovou, quem ficou de pensar e quem não aparece há muito tempo. Ele não substitui o software clínico com prontuário, odontograma e agenda das cadeiras; trabalha ao lado dele.
Em consultórios e clínicas odontológicas, boa parte da receita vem de tratamentos com valor alto e decisão demorada, como implantes, ortodontia, próteses e lentes. O paciente faz a avaliação, leva o orçamento para casa e, sem acompanhamento, desaparece. O CRM existe para que nenhum orçamento morra por falta de retorno e para que o paciente tratado volte nas manutenções.
CRM para odontologia, software clínico ou WhatsApp Business: qual a diferença?
O software clínico é indispensável para o prontuário e a agenda, mas costuma tratar o orçamento como um documento, não como uma venda a acompanhar. O WhatsApp Business ajuda no contato, mas cada conversa depende da memória de quem atendeu. A tabela compara os tipos de ferramenta em geral; os recursos variam conforme o sistema, então confira no teste.
| Planilha | WhatsApp Business (aplicativo) | Software clínico odontológico | NexusCRM | |
|---|---|---|---|---|
| Prontuário e odontograma | Não | Não | Sim | Não (fica no software clínico) |
| Orçamento acompanhado até a decisão | Lista à mão | Memória de quem atendeu | Depende do sistema | Funil com aviso de orçamento parado |
| Triagem do primeiro contato | Não | Mensagem automática simples | Raramente | Robô com perguntas e passagem para a equipe |
| Pacientes sumidos | Filtro manual | Não | Relatório, quando há | Automação por dias sem contato |
| Várias pessoas no mesmo número | Não | Limitado | Raramente | Caixa compartilhada pela API oficial |
Como fazer o paciente aprovar o orçamento do tratamento?
Cadastre os procedimentos com preço, como avaliação, implante, coroa, clareamento e manutenção do aparelho, e monte o orçamento a partir do negócio do paciente, com quantidade e desconto. Escreva as condições de pagamento nas observações. O paciente recebe o link, vê o PDF e pode aceitar ou recusar online; se pedir outra opção, você emite uma nova versão do mesmo orçamento.
Monte o funil com as etapas do consultório, como Avaliação marcada, Orçamento entregue, Em negociação e Tratamento aprovado. Cada etapa tem um prazo: quando o orçamento passa do tempo sem resposta, o responsável recebe um aviso. Uma automação pode criar a tarefa de ligar para o paciente quando o orçamento é recusado, para entender o motivo.
Como trazer de volta pacientes que não aparecem há meses?
Use a automação por dias sem contato: quando um paciente passa, por exemplo, 180 dias sem nenhum registro, o sistema cria uma tarefa para a recepção chamar para a revisão. Com um campo de data personalizado, como "Última manutenção", a tarefa pode aparecer na data exata de cada um.
Para chamar vários pacientes de uma vez, há campanhas de e-mail e de WhatsApp, com opção de descadastro. Pela API oficial, a campanha usa um modelo aprovado pela Meta. Antes de anunciar tratamentos ou preços, confira as regras de publicidade do conselho de odontologia.
Como fazer a triagem no WhatsApp sem perder o paciente com dor?
Monte um robô de atendimento com as perguntas do seu consultório: o que o paciente procura, se é urgência e qual período prefere. A urgência pode ir direto para a recepção, e quem pede avaliação recebe o link da página de agendamento. Fora do horário, o robô registra o pedido para a equipe responder de manhã.
As conversas ficam numa caixa de entrada compartilhada, pela API oficial do WhatsApp, com responsável por conversa e notas internas. Para a recepção e os lembretes de consulta em clínicas de várias especialidades, veja também o CRM para clínicas.
E os dados dos pacientes?
Dados de saúde são dados sensíveis pela LGPD. Por isso, guarde no NexusCRM só o que serve para o atendimento comercial, como o tratamento de interesse e o orçamento, e deixe a história clínica no prontuário. Cada empresa vê só os próprios dados, e cada pessoa só o que o papel dela permite.
O que o NexusCRM não faz para odontologia?
Melhor saber antes de testar:
- Não tem prontuário, odontograma nem plano de tratamento clínico.
- Não trabalha com convênios odontológicos nem envia guias.
- Não tem agenda por cadeira ou por dentista; a página de agendamento é uma agenda única.
- Não emite nota fiscal nem controla parcelas do tratamento.
- Não se integra com softwares clínicos; dados podem entrar por planilha ou pela API.
Como escolher um CRM para o consultório odontológico?
Pegue os orçamentos entregues no último mês e coloque no teste. Veja se você descobre em segundos quem ainda não respondeu, se a recepção consegue atender o WhatsApp em equipe e se os pacientes sumidos aparecem sozinhos na lista de tarefas.
- Funil de orçamentos com aviso de parado
- Orçamento com procedimentos, versões e aceite online
- Robô de triagem e caixa compartilhada no WhatsApp
- Automação por dias sem contato para reativação
- Convive com o software clínico, sem duplicar o prontuário
Alguns recursos dependem do plano. Compare os planos.
