O que é um CRM para eventos?
Um CRM para eventos é o sistema que guarda cada pedido de festa desde o primeiro contato: quem pediu, para quando, para quantos convidados, qual orçamento foi enviado, se houve degustação e o que falta preparar até o dia. Serve para buffets, casas de festa, cerimonialistas, decoradores, fotógrafos, bandas e empresas de eventos corporativos.
O dia a dia do setor tem uma particularidade: a venda acontece meses antes da entrega. Entre a assinatura e a festa, há reuniões, mudanças no número de convidados e detalhes que não podem ser esquecidos. Sem um lugar só para isso, o orçamento fica no e-mail, a conversa no celular do comercial e a lista de pendências num caderno.
CRM para eventos, planilha ou WhatsApp Business: qual a diferença?
Muitos buffets e cerimoniais controlam a temporada numa planilha e atendem pelo aplicativo do WhatsApp. Funciona com poucos eventos, mas os pedidos de orçamento se acumulam nos meses de pico e ninguém sabe quem ainda está esperando resposta. A tabela compara os tipos de ferramenta em geral; os recursos de cada sistema variam, então confira no teste.
| Planilha | WhatsApp Business (aplicativo) | Sistema de gestão de eventos | NexusCRM | |
|---|---|---|---|---|
| Pedidos de orçamento com dono | Linha sem responsável | Conversa no celular de alguém | Depende do sistema | Funil com responsável e aviso de pedido parado |
| Proposta por convidado | Cálculo à mão | PDF feito fora | Costuma ter | Itens com quantidade, preço, desconto e versões |
| Aceite do cliente | Assinatura no papel | Mensagem de ok | Depende do sistema | Assinatura eletrônica pelo celular |
| Degustação e visita | Combinada por mensagem | Combinada por mensagem | Depende do sistema | Página de agendamento com lembrete automático |
| Calendário de datas do espaço | Aba com as datas | Não | Costuma ter | Não tem (veja abaixo) |
| Tarefas antes da festa | Lembrete pessoal | Não | Depende do sistema | Criadas sozinhas a partir da data do evento |
Como usar a data do evento para não esquecer nada?
Crie um campo personalizado de data no negócio, como "Data do evento", e preencha ao receber o pedido. A partir dele, as automações trabalham sozinhas: 60 dias antes, uma tarefa para a reunião de definição do cardápio; 15 dias antes, a confirmação do número de convidados; 3 dias antes, o aviso ao cliente com o horário de chegada da equipe.
A mesma data pode se repetir todo ano. Para casamentos e aniversários de empresa, uma automação anual cria a tarefa de mandar parabéns ou oferecer o próximo evento, o que costuma gerar indicações.
Como montar o orçamento por convidado e fechar o contrato?
Cadastre os seus produtos e serviços com preço, como cardápio por pessoa, bolo, decoração, DJ e hora extra. No negócio, escolha os itens, a quantidade e o desconto; o valor do negócio passa a ser a soma deles. Se o cliente pedir para trocar o cardápio ou reduzir convidados, você emite uma nova versão com o mesmo número.
O cliente recebe o link, vê o PDF com as condições que você escreveu (prazos, forma de pagamento, política de cancelamento) e assina eletronicamente: informa nome e CPF e confirma com um código enviado ao e-mail. É uma assinatura eletrônica nos termos da Lei 14.063/2020 e da MP 2.200-2/2001; se preferir, envie pela Clicksign.
Como dar conta dos pedidos na alta temporada?
As conversas do WhatsApp, do Instagram e do chat do site chegam numa caixa de entrada só. Os pedidos novos podem ser distribuídos entre os vendedores por rodízio, com prazo para a primeira resposta, e as respostas rápidas cuidam das perguntas de sempre, como capacidade do salão e o que inclui cada pacote.
O robô de atendimento pode perguntar a data, o tipo de evento e o número de convidados antes de passar para o vendedor, que já começa a conversa com o pedido em mãos. No funil, o pedido que fica tempo demais numa etapa ganha um aviso.
E a produção do evento depois da venda?
Ao marcar o negócio como ganho, o NexusCRM pode abrir um projeto com o seu modelo de etapas, como contratar fornecedores, fechar a decoração, montar a escala da equipe e fazer o checklist do dia. Cada tarefa tem responsável e prazo, e o andamento aparece em porcentagem.
Fotógrafos e equipes que vão ao local registram a visita técnica pelo celular, com check-in na chegada.
O que o NexusCRM não faz para eventos?
Melhor saber antes de testar:
- Não controla a disponibilidade de datas do espaço nem impede dois eventos no mesmo dia; isso continua no seu calendário.
- Não tem financeiro: não controla parcelas, sinal, boletos nem contas a receber.
- Não tem editor de contrato: o cliente assina o orçamento em PDF, com as condições que você escrever nele.
- Não controla estoque de bebidas, louças ou materiais.
Como escolher um CRM para eventos?
Teste com os pedidos de um fim de semana movimentado. Veja se cada pedido ganha um responsável na hora, se o orçamento por convidado sai em minutos, se o cliente consegue assinar pelo celular e se as tarefas antes da festa aparecem sozinhas.
- Funil com a data do evento e aviso de orçamento parado
- Orçamento com itens, versões e assinatura eletrônica
- Página de agendamento para degustações e visitas
- Automações a partir da data do evento
- WhatsApp pela API oficial da Meta, com várias pessoas no mesmo número
Alguns recursos dependem do plano. Compare os planos.
