O que é um CRM para advogados?
É o sistema que organiza o relacionamento do escritório com quem o procura e com os clientes: quem entrou em contato, sobre qual assunto, quem atendeu, quando foi a consulta, qual proposta de honorários foi enviada e quando o cliente recebeu notícias pela última vez. Serve para advogados autônomos, escritórios pequenos e médios e departamentos que atendem por várias áreas, como trabalhista, família, previdenciário e consumidor.
Ele não substitui o software jurídico. O controle de processos, publicações e prazos continua no sistema próprio da advocacia. O CRM cuida do que vem antes e ao redor do processo: a primeira conversa, a triagem, a proposta, a contratação e a comunicação com o cliente.
Planilha, WhatsApp Business ou CRM: o que muda no escritório?
Muitos escritórios atendem pelo celular de cada advogado e anotam as consultas numa planilha. Com mais gente na equipe, ninguém sabe quem respondeu a pessoa que pediu orientação sobre uma demissão ou se a proposta enviada há uma semana teve resposta. A tabela compara os tipos de ferramenta em geral; os recursos dos CRMs e softwares jurídicos variam, então confira no teste.
| Planilha | WhatsApp Business (aplicativo) | CRM genérico ou software jurídico | NexusCRM | |
|---|---|---|---|---|
| Consultas de vários canais num só lugar | Digitadas à mão | Só o WhatsApp | Depende do sistema | WhatsApp, chat, formulário, Instagram e Messenger |
| Triagem por área | Manual | Etiquetas | Depende do sistema | Robô de atendimento e responsável por conversa |
| Proposta de honorários | Arquivo à parte | PDF na conversa | Depende do sistema | PDF com link e assinatura eletrônica |
| Quem vê cada caso | Quem tem a planilha | Quem tem o celular | Permissões | Responsável, equipe e permissões por pessoa |
| Cliente sem notícia | Lembrete pessoal | Não | Tarefas | Tarefas de retorno e aviso de contato parado |
| Andamento processual e prazos | Não | Não | Nos softwares jurídicos | Não faz: use o seu sistema jurídico |
Como fazer a triagem das consultas que chegam pelo WhatsApp?
O escritório atende pelo próprio número, conectado pela API oficial do WhatsApp da Meta, e toda a equipe trabalha na mesma caixa de entrada. Um fluxo do robô de atendimento pode perguntar o assunto, a cidade e se já existe processo, e encaminhar a conversa para quem atende aquela área. A equipe deixa notas internas que a pessoa não vê.
Respostas rápidas ajudam a enviar o que se repete, como documentos para a consulta inicial e o endereço do escritório. Mantenha as mensagens informativas: as regras de publicidade da OAB vedam promessa de resultado e captação de clientela.
Como enviar a proposta de honorários e acompanhar a resposta?
Monte o funil de contratação, por exemplo: Contato, Consulta inicial, Proposta enviada, Contratado e Não contratou. A proposta de honorários sai como orçamento em PDF com link; o cliente assina eletronicamente, informando nome e CPF e confirmando com um código enviado ao e-mail. Se preferir, a assinatura pode ser feita pela Clicksign.
Quando uma proposta fica parada mais tempo que o prazo da etapa, o responsável recebe um aviso. Ao registrar uma contratação perdida, informe o motivo: com o tempo, o relatório mostra por que as propostas não são aceitas.
Como manter cada caso visível só para quem precisa?
Organize o escritório em equipes, por área ou por sócio, e escolha a visibilidade: cada advogado vê só os seus contatos, os da sua equipe ou todos. Conversas e registros têm um responsável, e só ele, quem ele autorizar ou um administrador altera.
Acesso por papel, histórico de quem alterou cada registro e exportação ou exclusão dos dados pela própria conta ajudam o escritório a cumprir o sigilo profissional e a LGPD.
Como manter o cliente informado sem depender da memória?
Depois da contratação, transforme o caso num projeto com as tarefas da equipe, como reunir documentos, protocolar e dar retorno ao cliente. Uma automação pode criar a tarefa de contato quando o cliente passa muitos dias sem notícia, e todo o histórico de mensagens, ligações e reuniões fica na ficha dele.
Datas importantes para o relacionamento, como o aniversário do cliente ou a renovação de um contrato de assessoria, podem ficar em campos de data e gerar tarefas todo ano.
O que o NexusCRM não faz para escritórios de advocacia
O NexusCRM organiza o atendimento e o relacionamento; não é um software jurídico. Mantenha ao lado do CRM o sistema que você usa para:
- Andamento processual, consulta a tribunais e leitura de publicações
- Controle de prazos processuais e audiências
- Controle de horas trabalhadas e faturamento por hora
- Financeiro do escritório, boletos e repasses
- Modelos e redação de peças
- Integração pronta com softwares jurídicos: a ligação é pela API, por webhooks ou pelo Zapier
Como escolher um CRM para o seu escritório?
Teste com as consultas de algumas semanas. Confira se cada pessoa que procurou o escritório tem um responsável, se você sabe quais propostas estão sem resposta e se um advogado de outra área deixa de ver os casos que não são dele quando essa é a regra do escritório.
- WhatsApp pela API oficial da Meta, com a equipe no número do escritório
- Triagem por área e responsável por conversa
- Proposta de honorários com assinatura eletrônica
- Equipes, visibilidade e permissões por pessoa
- Projetos e tarefas para os casos contratados
- Exportação e exclusão de dados, conforme a LGPD
Alguns recursos dependem do plano. Compare os planos.
